Registro Mercantil

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Institución administrativa que tiene por objeto la publicidad oficial de las situaciones jurídicas de las personas natrales y/o jurídicas inscritas en este registro.

La función principal del registro mercantil es ser un instrumento de publicidad, está regulado en el Código de Comercio en cuatro aspectos: La matrícula mercantil, la matrícula de los establecimientos de comercio, la inscripción de actos y documentos y el registro de libros de los comerciantes.

MATRICULA MERCANTIL

Inscripción de personas naturales o jurídicas que realizan actividades comerciales reguladas en el artículo 20 y 21 del Código de Comercio, así como de sus establecimientos de comercio.

Pasos para realizar la matricula mercantil

Presentarse personalmente con original y copia del documento de identidad.
Presentar copia del Rut (si lo tiene), en caso de no tenerlo, se realizará la solicitud a través de la página de la DIAN, para generar el RUT definitivo.
Se realizará el proceso de control de homonimia local y nacional, a través de verificación en la página web https://rues.org.co.
Se realizará la validación de identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Si el matriculado es una persona jurídica, se hace necesario allegar copia del documento público o privado de constitución, según el tipo societario
En caso de constitución por documento privado; este será objeto de autenticación, por parte de los constituyentes, de manera previa a la inscripción en el registro, mediante presentación personal ante funcionario competente (Notaria o Cámara de Comercio)
En el caso de las personas jurídicas el formulario RUES, debe ser suscrito por el representante legal de la sociedad.
La matriculas de personas jurídicas, deben cancelar el costo del impuesto de registro por inscripción del documento (Ley 223 de 995).
Se cancelarán en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas vigentes.
Para el caso de las matrículas de personas jurídicas, allegar copia del documento de constitución con los requisitos formales que la Ley determina

Tomar en consideración lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006 y escritura pública en los casos que lo exija la norma.

Requisitos para el acceso al beneficio de matrícula Ley 1780 de 2016

Presentar copia del documento de identidad donde conste que el comerciante tiene entre 18 a 35 años.
Tener la característica de Pequeña Empresa (0 – 50 Trabajadores).
Los activos totales no pueden ser superiores a 5.000 SMMLV.
Anexar una relación de los trabajadores vinculados directamente con la empresa.
En caso de ser persona jurídica, los socios o accionistas que se encuentren entre 18 a 35 años de edad, deberán tener como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital de la sociedad.
Si la matricula se realiza a través de los canales virtuales, se debe diligenciar el formulario RUES como se indica en el sistema integrado de información, adjuntando copia del documento de identificación.
Si el matriculado es beneficiario de la Ley 1780 de 2016 (Ley de emprendimiento juvenil), se realizará la validación del cumplimiento de los requisitos previstos en la norma.

RENOVACIÓN REGISTRO MERCANTIL

De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula anualmente en el periodo comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año.

Pasos para realizar la renovación del registro mercantil

En caso de que sea necesario soportar datos de la información financiera, presentar copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, de conformidad con el artículo 36 del Código de Comercio.
Actualizar los datos en el formulario RUES, como dirección, teléfono, correo electrónico, actividad económica, verificando el correcto diligenciamiento del formulario.
En el evento que, al momento de la renovación, se modifiquen los datos de ubicación del empresario o del establecimiento de comercio o de la actividad económica con actividades de alto impacto que involucren venta y consumo de bebidas alcohólicas, o servicios sexuales de que trata el artículo 85 del Código de Policía, se requerirá aportar certificación de uso de suelo expedido por la oficina de planeación municipal.
Si al momento de efectuar la renovación, la persona natural, se encuentre en mora en el pago de multas establecidas en la Ley 1801 de 2016 del Código de Policía y Multas, se requerirá aportar certificación en la conste que se encuentra a paz y salvo por este concepto.
La matrícula que se encuentra en estado inactiva por no haber sido renovada en los últimos (3) años, por la no actualización de sus datos, o la no radicación de actos o documentos, la renovación deberá efectuarla personalmente la persona natural matriculada, en caso de ser persona jurídica, la realizará el representante legal o algún miembro vinculado de la socied
En caso de que la persona natural o jurídica sea beneficiario de la Ley 1780 de 2016 (Ley de emprendimiento juvenil), se realizará validación del cumplimiento de los requisitos previstos en la norma.
Efectuar pago por concepto de los derechos de renovación en caja, de acuerdo con las tarifas legales vigentes.

Requisitos para el acceso al beneficio de renovación Ley 1780 de 2016

Relación de trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tuviere, indicando el nombre e identificación de los mismos.
Certificar que la empresa ha realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás contribuciones de nómina, en caso de estar obligada a ello, y ha cumplido con sus obligaciones oportunamente en materia tributaria.
Presentar copia de los estados financieros debidamente firmados por el contador o revisor fiscal, según el caso, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Relación de socios con edad inferior a 35 años – PJ. (Socios menores tener mitad más 1 de las acciones).
Fotocopia del documento de identidad.

MUTACIÓN REGISTRO MERCANTIL

Modificación de cualquier información que afecte el formulario de matrícula o renovación (dirección, teléfono, correo electrónico, actividad económica, nombre comercial).

Pasos para realizar la mutación

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
La Cámara de Comercio, le suministrará los formatos que deben ser diligenciados por el comerciante o representante legal.
Se realizará la validación de la identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Si la mutación no se realiza personalmente, se debe allegar la solicitud debidamente diligenciada y suscrita por el comerciante.
En el caso de las personas jurídicas la solicitud, será suscrita por el representante legal de la sociedad.
En el evento que, se modifiquen los datos de ubicación del empresario o del establecimiento de comercio o de la actividad económica con actividades de alto impacto que involucren venta y consumo de bebidas alcohólicas, o servicios sexuales que trata el artículo 85 del Código de Policía, se requerirá aportar certificación de uso de suelo expedido por la oficina de planeación municipal.
Se cancelarán en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas legales vigentes

CANCELACIÓN DEL REGISTRO MERCANTIL

Acto que certifica la cesación de la actividad comercial del comerciante, empresario o el cierre definitivo del establecimiento de comercio.

Pasos para realizar la cancelación

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
La Cámara de Comercio, le suministrará los formatos que deben ser diligenciados por el comerciante.
Se realizará la validación de identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombi
Se realizará verificación en el sistema de la Cámara de Comercio, del cumplimiento de los siguientes requisitos: 1. que la matricula se encuentre renovada a la fecha de la solicitud de cancelación, 2.que la matricula se encuentre libre de embargos, 3. que la matricula se encuentre libre de prendas.
En caso que, el motivo de cancelación de la matrícula sea por muerte del titular, procede la cancelación a través de solicitud dirigida por sus herederos o cónyuge, sin la obligación de renovarla desde la fecha de su muerte, hecho que se acreditará con copia auténtica del certificado de defunción, certificado de registros civiles, acta de matrimonio (según el caso). Si este era propietario de un establecimiento de comercio para proceder a su cancelación es necesario allegar la sentencia de partición respectiva (en la que se especifique el adjudicatario del mismo).
Si la cancelación no se realiza de forma personal, se debe allegar solicitud debidamente diligenciada y suscrita por el comerciante.
Si la cancelación se realiza a través de los canales virtuales, se debe diligenciar el formulario RUES como se indica en el sistema integrado de información, adjuntando solicitud de cancelación suscrita por el comerciante.
La solicitud de cancelación del establecimiento de comercio de persona jurídica deberá ser será suscrita por el representante legal de esta.
La solicitud de cancelación del establecimiento de comercio de persona jurídica deberá ser será suscrita por el representante legal de esta.

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
La Cámara de Comercio, le suministrará los formatos que deben ser diligenciados por el comerciante o representante legal.
Se realizará la validación de identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Si la mutación no se realiza personalmente, se debe allegar la solicitud debidamente diligenciada y suscrita por el comerciante.
En el caso de las personas jurídicas la solicitud, será suscrita por el representante legal de la sociedad.
En el evento que, se modifiquen los datos de ubicación del empresario o del establecimiento de comercio o de la actividad económica con actividades de alto impacto que involucren venta y consumo de bebidas alcohólicas, o servicios sexuales que trata el artículo 85 del Código de Policía, se requerirá aportar certificación de uso de suelo expedido por la oficina de planeación municipal.
Se cancelarán en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas legales vigentes

PERDIDA DE LA CALIDAD DE COMERCIANTE Y CIERRE DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Suspensión temporal de la actividad mercantil que es soportada mediante inscripción en el registro mercantil. El registro puede ser reactivado en cualquier momento.

Pasos para realizar la inscripción

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
La Cámara de Comercio, suministrará los formatos que deben ser diligenciados por el comerciante.
Se realizará validación de identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Si la inscripción no se realiza personalmente, se debe allegar solicitud debidamente diligenciada y suscrita por el comerciante.
Si la solicitud se realiza a través de los canales virtuales, se debe adjuntando formato suscrito por el comerciante.
Se cancelarán en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas legales vigentes.

INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS

Suspensión temporal de la actividad mercantil que es soportada mediante inscripción en el registro mercantil. El registro puede ser reactivado en cualquier momento.

Pasos para realizar la inscripción

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
La Cámara de Comercio, suministrará los formatos que deben ser diligenciados por el comerciante.
Se realizará validación de identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Si la inscripción no se realiza personalmente, se debe allegar solicitud debidamente diligenciada y suscrita por el comerciante.
Si la solicitud se realiza a través de los canales virtuales, se debe adjuntando formato suscrito por el comerciante.
Se cancelarán en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas legales vigentes.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

Los certificados cumplen la función de publicidad de los actos y documentos inscritos ante Cámara de Comercio, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 3 del artículo 86 del Código de Comercio.

Tipos de Certificados

CERTIFICADO	TIEMPO EXPEDICIÓN
Matrícula Mercantil	Inmediato
Existencia y Representación Legal	Inmediato
Libros de Comercio	Inmediato
Especial o Negativo	10 horas laborales
Inscripción y Clasificación en el Registro de Proponentes	Inmediato
Especial de RUP	10 horas laborales

Los certificados se pueden adquirir de manera presencial en las oficinas de la Cámara de Comercio ubicadas en los municipios de Duitama, Paipa y Soata o través de la página web de la entidad https://www.ccduitama.org.co/ previo al pago de las tarifas determinadas en la ley.

Los certificados están disponibles para cualquier persona interesada en adquirir información referente a los comerciantes y empresarios inscritos en Cámara de Comercio.

Es necesario indicar el nombre completo de la persona natural o jurídica, número de identificación o NIT.

REGISTRO DE LIBROS

De conformidad con el Decreto Ley 019 de 2012, que modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, los libros que deben registrar las sociedades en Cámara de Comercio son:

La solicitud de inscripción de libros deberá contener:

Nombre de la persona jurídica.
NIT de la persona jurídica.
Nombre del libro.
Numero de hojas útiles que integran el libro.
Rango de hojas: Código numérico o alfa numérico, a elección del solicitante.

Pasos para realizar la inscripción

Presentarse personalmente con original del documento de identidad.
Allegar los libros a registrar, junto con el formato de solicitud suscrito por el representante legal de la sociedad.
Se realizará validación de la identidad de la persona que realiza el trámite a través del sistema de control biométrico o de la página de la registraduría nacional del estado civil; para el caso de personas extrajeras, se realizará la validación a través de la página de migración Colombia.
Se cancelará en caja los derechos de inscripción de acuerdo con las tarifas legales vigentes.

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